Når du flytter dit regnskab fra et andet system til Billy, har du ofte udestående poster med dig. Det kan være kunder, der skylder penge (debitorer), eller leverandører, du skylder penge til (kreditorer). Her får du en praktisk guide til, hvordan du håndterer dem, så din åbningsbalance bliver korrekt.
Åbningsbalance og saldobalance
Når du skifter system, opretter du en åbningsbalance baseret på en afstemt saldobalance. Det betyder, at alle poster pr. skæringsdatoen er gennemgået og stemmer:
bank
kasse
debitorer
kreditorer
Åbningsbalancen oprettes her:
Indstillinger
Regnskab
Ret åbningsbalance
Før du opretter balancen, skal du justere for debitorer og kreditorer, hvis der er saldoer. Det gør du ved at nedskrive beløbene på de relevante indtægts- og udgiftskonti, så de udlignes.
Hvis saldoen er nul, behøver du ikke foretage korrektioner.
Håndtering af debitorer
Debitorer er kunder, der skylder din virksomhed penge. For at få dem med i åbningsbalancen opretter du en salgsfaktura pr. debitor.
Opret produkt til korrektion
Gå til Salg → Produkter → Opret produkt
Navngiv produktet, så det tydeligt viser, at det bruges til debitorer
Vælg indtægtskategori: 1110 – Salg
Sæt moms til momsfrit
Opret faktura pr. debitor
Indstil fakturanummerering til manuel indtastning
Opret fakturaen
Opret kunden
Vælg produktet
Skriv beskrivelse, fx “Debitorer pr. [skæringsdato]”
Angiv fakturanummer som D1 (debitor nr. 1)
Sæt dato til skæringsdatoen
Indtast beløbet
Godkend fakturaen
Nu er debitorsaldoen registreret, og din tilgodehavende-konto er opdateret.
Håndtering af kreditorer
Kreditorer er leverandører, du skylder penge til. Dem registrerer du med en regning.
Opret leverandør
Angiv regningsdato som skæringsdato
Brug bilagsnummer K1 (kreditor nr. 1)
Beskriv posten, fx “Kreditorer pr. [skæringsdato]”
Vælg udgiftskategori: 1210 – Vareindkøb
Sæt posten som momsfri
Indtast beløbet
Godkend regningen
Nu er kreditorerne registreret, og din gældskonto er opdateret.
Eksempel på korrektion
Hvis din saldobalance ser sådan ud:
salg: 20.055 kr.
vareindkøb: -10.001 kr.
debitorer: 7.589 kr.
kreditorer: 326 kr.
skal du korrigere:
salg: 20.055 – 7.589 = 12.466 kr.
vareindkøb: 10.001 – 326 = 9.675 kr.
debitorer: 0 kr.
kreditorer: 0 kr.
Derefter opretter du fakturaer for debitorerne og en regning for kreditoren.
Når du er færdig
Husk at:
sætte fakturanummereringen tilbage til fortløbende
fortsætte nummereringen fra det næste nummer i rækken
På den måde bevarer du en sammenhængende nummerserie.
Når debitorer og kreditorer er håndteret korrekt, får du en åbningsbalance, der afspejler din reelle økonomi. Det gør overgangen til Billy enklere og sikrer, at regnskabet står skarpt fra start.