Grundsätzlich ist eine Anzahlungsrechnung keine endgültige Rechnung, sondern ein Beleg für eine geforderte Anzahlung. Hierfür wird die Abrechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung in der Rechnung erkenntlich gemacht.
1. Anzahlungsrechnung aus einem Angebot erzeugen
Gehe zu dem entsprechenden Angebot, für welches du eine Anzahlungsrechnung erzeugen möchtest.
Damit eine Anzahlungsrechnung erstellt werden kann, muss das Angebot den Status "Angenommen" haben.
Wähle rechts oben Erstellen aus und Anzahlungsrechnung
Trage den gewünschten Anzahlungsbetrag ein und wähle aus, ob du über einen prozentualen Anteil oder einen Festbetrag die Abschlagsrechnung generieren möchtest.
Klicke auf Fortfahren, um die Anzahlungsrechnung zu erstellen
2. Schlussrechnung für eine Anzahlungsrechnung erstellen
Wenn die Anzahlungsrechnung/en von deinem Kunden beglichen wurde, kannst du anschließend eine Schlussrechnung stellen.
Klicke hierzu wieder auf dein ursprüngliches Angebot.
Klicke rechts oben auf Schlussrechnung erzeugen
Die Beträge aus deinen vorherigen Anzahlungen werden nun automatisch miteinander verrechnet und der Restbetrag in der Schlussrechnung ausgewiesen.
Um die Schlussrechnung nun zu erzeugen, klicke auf Abschließen.
3. Besonderheiten Gewinnermittlungsart
Im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung werden erhaltene Anzahlungen zum Zeitpunkt des Zuflusses (Zahldatum) als Betriebseinnahmen dargestellt.
Bei Bilanzierung führt die Bezahlung der Anzahlung jedoch mangels dazu gehörender Leistung nicht zu den Betriebseinnahmen und ist nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung darzustellen. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Schlussrechnung (nach ausgeführter Leistung) wird der Umsatz als Betriebseinnahme vollständig ausgewiesen.
4. Besonderheiten Umsatzsteuer
Unabhängig von der Wahl der Besteuerungsform (Ist / Soll) entsteht die Umsatzsteuer bei der Anzahlung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist, somit mit dem Zahldatum (sog. Mindest-Ist-Besteuerung). Der Empfänger der Anzahlung muss daher aus dem zugeflossenen Betrag der Anzahlung die Umsatzsteuer (19 oder 7 %) herausrechnen und das Finanzamt abführen.
Eine Schlussrechnung ist die normale Endrechnung über eine ausgeführte Lieferung oder Leistung, wobei eventuell vom Kunden geleistete Anzahlungen von der Endsumme abgesetzt werden. Für den noch offenen Betrag (Restbetrag) und die Fälligkeit der Umsatzsteuer gilt dann wieder die eingestellte Besteuerungsart Ist oder Soll, also das Zahl- oder Belegdatum.
Wichtig ist hierbei, dass nur tatsächlich erhaltene Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Eine zuvor ausgestellte, aber noch unbezahlte Abschlagsrechnung darf also nicht berücksichtigt werden.