In Shine kannst du Einträge aus einer Excel-Datei in dein Journal importieren. Folge dieser Anleitung, um deine Buchungen schnell und einfach zu übertragen.
Für den Import musst du zunächst eine CSV-Datei hochladen, die bestimmte Formatvorgaben erfüllt. Eine CSV-Datei ist eine Textdatei mit durch Trennzeichen getrennten Werten und wird häufig für den Datenaustausch zwischen Systemen verwendet.
Die CSV-Datei muss bestimmte Spalten und Werte enthalten, die weiter unten beschrieben werden.
Wichtig: Diese Funktion funktioniert nur, wenn du in deinem Kontenplan mit Kontonummern arbeitest.
CSV-Datei ins Buchungsjournal importieren
Gehe zum Import deiner Datei wie folgt vor:
Öffne Buchhaltung > Buchungsjournal.
Klicke auf Mehr > Importieren.
Lade deine CSV-Datei hoch.
Falls deine Datei Fehler enthält, zeigt Shine automatisch an:
welcher Fehler vorliegt
gegebenenfalls in welcher Zeile und Spalte der Fehler gefunden wurde
Damit der Import erfolgreich funktioniert, muss die Datei bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Anforderungen an die CSV-Datei
Trennzeichen
Die CSV-Datei muss eines der folgenden Trennzeichen verwenden:
Komma (,)
Semikolon (;)
Tabulator
Zeilen
Die erste Zeile der Datei muss immer die Spaltenüberschriften enthalten.
Diese Zeile wird beim Import ignoriert.
Leere Zeilen werden ebenfalls ignoriert.
Danach kannst du alle Buchungen hinzufügen, die du in das Journal importieren möchtest.
Aufbau der Spalten
Die Spalten A bis I müssen genau in dieser Reihenfolge aufgebaut sein. Die Reihenfolge darf nicht geändert werden.
Spalte A: Typ
Hier legst du fest, um welche Art von Buchung es sich handelt:
F = Finanzbuchung
K = Kundenzahlung
L = Lieferantenzahlung
Wenn das Feld leer bleibt, wird die Zeile automatisch als Finanzbuchung importiert.
Spalte B: Belegnummer
Gib hier die gewünschte Belegnummer der Buchung ein.
Wenn mehrere Zeilen dieselbe Belegnummer enthalten, werden sie als eine Buchung zusammengefasst.
Achte darauf:
Soll- und Habenbeträge müssen korrekt sein.
Zeilen mit derselben Belegnummer müssen direkt aufeinanderfolgen und dürfen nicht über die Datei verteilt sein.
Spalte C: Datum
Trage hier das Datum der Buchung ein.
Wenn mehrere Zeilen dieselbe Belegnummer haben, reicht es aus, das Datum nur in der ersten Zeile einzutragen.
Spalte D: Beschreibung
Hier kannst du eine Beschreibung oder einen Buchungstext eintragen.
Spalte E: Kontonummer
Hier wird festgelegt, auf welches Konto gebucht wird.
Bei einer Kundenzahlung muss hier stattdessen die Rechnungsnummer eingetragen werden.
Bei einer Lieferantenzahlung muss hier die Belegnummer der Eingangsrechnung eingetragen werden.
Bleibt das Feld leer, wird die Buchung ohne Konto importiert.
Spalte F: Mehrwertsteuer-Code
Hier kannst du den passenden Mehrwertsteuersatz über einen gültigen Steuer-Code (Abkürzung) eintragen.
Die verfügbaren Codes findest du in Shine unter:
Einstellungen > Mehrwertsteuersätze
Spalten G–H: Soll und Haben
Die Beträge werden entweder in der Soll- oder Haben-Spalte eingetragen.
Wenn ein negativer Betrag im Soll-Feld eingetragen wird, wird dieser automatisch als Haben-Betrag übernommen (und umgekehrt).
Spalte I: Gegenkonto
Die letzte Spalte enthält das Gegenkonto.
Diese Spalte kannst du nutzen, wenn du eine einfache Buchung mit Gegenkonto erstellen möchtest.
So kannst du eine Buchung mit nur einer Zeile erfassen, anstatt zwei Zeilen mit Soll und Haben anzulegen. Bleibt das Feld leer, wird die Buchung ohne Gegenkonto importiert.
Datei speichern und importieren
Speichere deine Datei als CSV-Datei und importiere sie anschließend in Shine.
Die importierten Buchungen werden am Ende des Journals hinzugefügt.
Bereits vorhandene Buchungen werden nicht gelöscht.