Den mest korrekte metode er at bruge en kortfristet forpligtelseskonto. På den måde kan du spore udlægget, indtil det er udbetalt til medarbejderen, og regnskabet stemmer.
Sådan opretter du konto til udlæg
Gå til Indstillinger
• Vælg Virksomhed
• Klik Regnskab
• Vælg Rediger kontoplan
• Klik Opret konto
• Kontogruppe: Kortfristede forpligtelser
• Kontonummer: f.eks. 7305
• Navn: Udlæg – medarbejder
• Aktiver Tillad betalinger på denne konto
• Momsfeltet skal være tomt
• Gem kontoen
Kontoen fungerer som en midlertidig post, der viser virksomhedens skyld til medarbejderen, indtil refusionen er gennemført.
Sådan bogfører du udlægget
Gå til Udgifter
• Opret regning
• Udfyld oplysninger om udgiften
• Registrer betalingen via udlægskontoen (ikke banken)
Når du bruger udlægskontoen som betalingsmetode, bliver udgiften registreret, og saldoen på forpligtelseskontoen viser det beløb, virksomheden skylder medarbejderen.
Overblik over skyldig beløb
Du kan se det samlede udlæg og skyldige beløb:
Gå til Regnskab
• Vælg Rapporter
• Klik Balance
• Find kontoen for udlæg under Kortfristede forpligtelser
Saldoen viser, hvor meget der skal refunderes til medarbejderen.