E-Rechnungen werden häufig von Behörden und großen Unternehmen verwendet, da alle notwendigen Informationen automatisch über das E-Rechnungsnetzwerk übertragen werden.
Mehr über den Unterschied zwischen E-Rechnungen und per E-Mail versendeten Rechnungen findest du im Artikel Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnung erstellen und versenden
Stelle sicher, dass du die korrekten E-Rechnungsdaten deines Kunden hast.
Weitere Informationen findest du im Leitfaden E-Rechnungsadressen.Erstelle wie gewohnt eine neue Rechnung unter Rechnungen > Neue Rechnung.
Wähle im Menü Freigeben und senden die Option Als E-Rechnung.
Wenn Angaben zu deinem Unternehmen oder deinem Kunden fehlen, fordert Shine dich auf, die fehlenden Felder auszufüllen.
Alle Felder mit blauem Stern (*) sind Pflichtfelder.Wenn du dir bei der E-Rechnungsadresse unsicher bist, nutze den Leitfaden E-Rechnungsadressen.
Klicke Senden. Die E-Rechnung wird über den Dienstleister von Shine an den E-Rechnungsanbieter des Kunden weitergeleitet und schließlich in dessen Rechnungssystem zugestellt.
Wenn die E-Rechnungsadresse nicht gültig ist, erscheint eine Fehlermeldung.
Erforderliche Informationen für E-Rechnungen
Für den Versand von E-Rechnungen werden die E-Rechnungsadressen des Absenders und Empfängers verwendet – ähnlich wie Telefonnummern Anrufer und Angerufene eindeutig identifizieren.
Du benötigst:
Unternehmensdaten
Eine gültige Unternehmensnummer oder USt-ID.
Kundendaten
Der Kunde muss E-Rechnungen empfangen können
Die E-Rechnungsadresse des Kunden muss korrekt und im richtigen Format sein
Vom Kunden geforderte Referenzen
Einige Empfänger verlangen zusätzliche Angaben, z. B.:Bestellnummer (PO)
Zahlungsreferenz
Einkäuferreferenz
Diese Felder können unter Einstellungen > Sichtbare Referenzen aktiviert werden.
Zustellstatus prüfen
Nach dem Versand einer E-Rechnung findest du den Zustellstatus unter Rechnung > Verlauf.
Mögliche Statusmeldungen:
E-Rechnung erfolgreich zugestellt
Zustellung aufgrund ungültiger Inhalte fehlgeschlagen
E-Rechnung vom Empfänger abgelehnt
Zustellung verzögert
Du erhältst zusätzlich eine E-Mail und eine Benachrichtigung im Rechnungsverlauf.