Wenn du für einen Kunden regelmäßig dieselbe Leistung in Rechnung stellst, kannst du dafür eine wiederkehrende Rechnung verwenden. Dabei legst du eine Rechnung einmalig als Vorlage an. Die Rechnung wird anschließend automatisch in dem von dir festgelegten Intervall erstellt.
Eine wiederkehrende Rechnung eignet sich besonders für regelmäßige Leistungen und laufende Verträge, wie zum Beispiel
laufende Beratungen oder Supportleistungen
Wartungs- und Serviceverträge
Mitgliedsbeiträge
regelmäßige Nutzungsgebühren
1. Wiederkehrende Rechnung erstellen
In der Navigationsleiste im Bereich Rechnungen findest du den Reiter Wiederkehrende Rechnungen.
Um eine neue Wiederkehrende Rechnung anzulegen, klicke oben rechts auf Erstelle eine wiederkehrende Rechnung.
1.1 Intervall festlegen
Lege im ersten Schritt fest, wann deine erste wiederkehrende Rechnung starten soll, sowie das Intervall und die Dauer. In Shine stehen dir hier die Intervalle monatlich, wöchentlich, alle zwei Wochen, quartalsweise, halbjährlich, sowie jährlich zur Verfügung.
Ebenso kannst du die Dauer individuell festlegen. Trage hier gewünschte Wiederholungen ein oder kein Enddatum.
Im Reiter Distribution legst du fest, ob nur die Rechnung, ein Rechnungsentwurf erstellt oder die Rechnung direkt per Email an deinen Kunden versendet werden soll.
Wenn die Rechnung direkt an deinen Kunden per Email versendet werden soll, trage den entsprechenden Empfänger in das vorliegende Feld ein. Zusätzlich kannst du deine Emailvorlage direkt anpassen.
Tipp:
Um deine wiederkehrende Rechnungen optimal im Blick zu haben, empfehlen wir dir den Haken bei Benachrichtigungen zu setzen. So wirst du direkt über die Fertigstellung und den Rechnungsversand informiert.
1.2 Weitere Rechnungsdaten eintragen
Trage nun in die folgenden Felder alle weiteren Daten ein, die zur Rechnungsstellung relevant sind. Weitere Infos hierzu findest du in unserem Hilfeartikel zu Rechnungen erstellen und versenden.
Sofern du alle Daten eingetragen hast, klicke oben rechts auf den Button Speichern und aktivieren.
Im nächsten Fenster kannst du die Rechnung anschließend genehmigen und aktivieren.
Hinweis:
Beachte, dass Rechnungen gemäß der buchhalterischen Vorschriften nach Erstellung und Genehmigung nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden können.
2. Wiederkehrende Rechnungen verwalten
In der Übersicht hast du einen direkten Überblick über deine bereits erstellten wiederkehrenden Rechnungen.
Status |
|
Entwurf | wiederkehrende Rechnung wurde gespeichert, aber noch nicht aktiviert |
Aktiv | wiederkehrende Rechnung ist aktiv. Shine erstellt die Rechnungen entsprechend dem festgelegten Intervall und versendet diese (sofern eingerichtet) automatisch |
Pausiert | wiederkehrende Rechnung ist vorübergehend unterbrochen. Währenddessen werden keine neuen Rechnungen erstellt |
Abgeschlossen | Das festgelegte Enddatum wurde erreicht. Es werden keine weiteren Rechnungen erstellt |