1. Kontakte anlegen
Bei einem neuen Kontakt wird jeweils unterschieden, ob es sich um einen Kunden oder einen Lieferanten handelt. Beide Arten werden in Shine in der Navigationsleiste jeweils über Rechnungen, sowie Ausgaben verwaltet.
Falls du deine Kontakte nicht manuell anlegen möchtest, findest du in unserem Hilfeartikel zu Kontakte importieren eine Anleitung, wie du diese über eine CSV-Datei in Shine importieren kannst.
1.1 Kunden anlegen
1. In der Navigationsleiste findest du unter den Rechnungen den Reiter Kunden und gelangst direkt in deine Kundenübersicht.
2. Klicke rechts oben auf Kontakt erstellen, um die Kontaktanlagemaske zu öffnen.
3. Dort kannst du jeweils unterscheiden, ob dein Kunde ein anderes Unternehmen ist oder eine Privatperson. Je nach Auswahl kannst du verschiedene Daten hier hinterlegen. Bei der Auswahl eines Unternehmens kannst du z. B. weitere Daten zur Lieferadresse oder auch E-Rechnung hinterlegen.
4. Hinterlege ebenso weitere Optionen wie Rechnungssprache, Währung, Zahlungsbedingungen oder auch die Kunden-ID. Diese werden für deinen Kunden als Standard gesetzt und bei der Rechnungserstellung berücksichtigt.
5. Klicke anschließend auf Erstellen, um den Kontakt in Shine zu speichern.
1.2 Lieferanten anlegen
1. In der Navigationsleiste findest du unter den Ausgaben den Reiter Lieferanten und gelangst hier direkt in die Lieferantenübersicht.
2. Klicke rechts oben auf Kontakt erstellen um die Kontakterfassungsmaske zu gelangen.
3. Unterscheide ob sich bei der Anlage des Lieferanten um ein Unternehmen oder Individuum handelt und trage alle relevanten Daten in die hierfür vorgesehenen Felder ein.
4. Hinterlege ebenso wichtige Informationen, die für die Belegerfassung wichtig sind oder füge eine Kontaktperson hinzu.
Tipp:
Wenn du bei einem Lieferanten wiederkehrend z. B. immer gleiche Produkte einkaufst, hinterlege bei der Kontaktanlage eine Standardausgabenkategorie oder Produktbeschreibung. Diese wird bei der Belegbuchung für den jeweiligen Lieferanten direkt übernommen. Somit sparst du dir manuellen Aufwand bei der anschließenden Belegverbuchung.
5. Klicke auf Speichern, um den Lieferanten zu erstellen
2. Kontakte bearbeiten
Sollten sich Änderungen innerhalb eines bestehenden Kontakts ergeben, kannst du diese jederzeit unter deinen Kunden bzw. Lieferanten bearbeiten.
Klicke hierzu in der Kontaktübersicht auf den jeweiligen Kontakt und wähle rechts oben Bearbeiten aus.
Es öffnen sich die Kontaktinformationen, welche du nun bearbeiten kannst.
3. Kontakte löschen
Wenn du einen Kunden oder Lieferanten löschen möchtest, kannst du diesen in der Kontaktübersicht über die drei Punkte löschen.
Hinweis:
Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, sofern dieser mit keinem Dokument (Rechnung, Beleg, etc.) verknüpft ist.