Hvis du har sendt en faktura til en kunde og senere må erkende, at betalingen aldrig kommer, kan du bogføre tabet i regnskabet. På den måde udgiftsfører du beløbet og justerer momsen, så du ikke kommer til at betale moms af noget, du aldrig får ind.
Før du kan bogføre et tab, skal du kunne dokumentere, at pengene reelt er tabt. Reglerne afhænger af beløbets størrelse:
Under 3.000 kr.: En rykker uden reaktion fra kunden er som regel tilstrækkeligt til at konstatere tabet
3.000–10.000 kr.: Du skal følge en intern rykkerprocedure og vurdere, om kunden realistisk kan betale
Over 10.000 kr.: Sagen bør overdrages til inkasso, og deres procedure skal følges, før tabet kan konstateres
Hvis kunden er gået konkurs, kan det være en god idé at tage kontakt til en advokat eller revisor, så du kan gøre dine krav gældende over for kurator.
Når tabet er konstateret
Når du har fastslået, at pengene er tabt, skal du lave to posteringer i kassekladden: én der udgiftsfører tabet og én der regulerer momsen.
Gå til kassekladden under bogføring.
Find den faktura, der er ubetalt, ved at vælge kundeindbetalinger (K). Lad bilagsnummeret stå, så rækkefølgen i dine bilag forbliver korrekt. Angiv datoen, hvor du konstaterede tabet.
Beskriv posteringen, for eksempel Tab på debitor. Vælg den pågældende faktura og skriv beløbet uden salgsmoms i kreditfeltet. I eksemplet er beløbet 300 kr. Modkontoen skal være Tab på kunder.
Herefter tilføjer du en ny transaktion til momskorrektionen. Vælg igen kundeindbetalinger (K) og samme faktura. Beskriv posteringen som Regulering af salgsmoms og skriv salgsmomsen i kreditfeltet – i eksemplet 75 kr. Modkontoen skal være Salgsmoms.
Når begge transaktioner er oprettet, godkender du dem. Tab og moms er nu korrekt bogført, og fakturaen vil ikke længere stå som ubetalt i fakturamodulet.
